KOMUNIKASI LISAN DAN TULISAN DALAM BISNIS
Nama : Dwi Nurul Fitri
Kelas : 4EA25
Npm : 13214309
Matkul : KOMUNIKASI BISNIS
KOMUNIKASI LISAN DAN TULISAN DALAM BISNIS
Pengertian Komunikasi Secara Harafiah
Menurut Agus M. Hardjana dalam bukunya Komunikasi Interpersonal dan Komunikasi Intrapersonal 2003, Komunikasi diartikan sebagai pemberitahuan, pembicaraan, percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan. Komunikasi ini juga dapat dibedakan lagi ke dalam beberapa bentuk, pembagian komunikasi dari segi penyampaiannya ada komunikasi lisan maupun tertulis, dari beberapa sumber kini menambahkan komunikasi eletronik..
Komunikasi Lisan
Pengertian komunikasi lisan ialah bentuk komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara lisan dan langsung kepada lawan bicaranya. Biasanya komunikasi lisan dapat dilakukan pada kondisi para personal atau individu yang berkomunikasi berhadapan langsung. Contohnya, saat berkomunikasi dengan tatap muka langsung, selain itu komunikasi lisan ini juga dapat dilakukan melalui alat yang berupa computer yang telah dilengkapi dengan fasilitas konferensi jarak jauh ( computer teleconference ) dapat juga tatap muka yang melalui televise sirkuit tertutup ( closed cirkit televise / cctv ).
Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis ialah komunikasi yang dilakukan yang melalui sebuah tulisan yang dilakukan dalam kegiatan surat menyurat yang melalui pos, telegram, telexaf, fax, e-mail dan sebagainya. Dalam dunia bisnis komunikasi tertulis ini terbilang sering dilakukan. Contoh bentuk komunikasi tertulis misalnya ketika melakukan surat-menyurat bisnis, seperti :
· Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.
· Membuat dan mengirim surat aduan ( claim ) kepada pihak lain.
· Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.
· Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.
· Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.
· Membuat dan mengirim surat pemesanan barang ( order ) kepada pihak lain.
· Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.
· Membuat dan mengirim surat kontak kerja kepada pihak lain.
· Member informasi kepada pelanggan yang meminta informasi produk-produk baru.
Komunikasi Lisan / Tulisan Sesuai Dengan Prosedur Perusahaan
Dalam suatu hubungan dalam bisnis komunikasi ialah hal yang terbilang sangat penting. Seringkali kita akan butuh dalam mengirimkan pesan-pesan bisnis. Untuk bertukar pesan bisnis ini, banyak orang yang lebih suka untuk berbicara ( speaking ) dari pada penulis ( writing ) pesannya. Dalam komunikasi lisan ini lebih disukai karena relatif lebih mudah, praktis ( efisien ) dan cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Karena alasan ini para pelaku bisnis ini biasanya menyampaikan pesan bisnisnya yang melalui lisan terutama ketika membutuhkan hal-hal penting.
Untuk penyampaian pesan-pesan bisnis dengan tulisan memang relative jarang dilakukan, walaupun demikian komunikasi tertulis ini bukan berarti tidak penting dan telah ditinggalkan. Tidak semua hal atau pesan bisnis dapat disampaikan dengan komunikasi lisan. Terkadang pesan bisnis ini perlu atau harus disampaikan dalam bentuk komunikasi tertulis. Hal ini terutama pada pesan yang sifatnya sangat penting dan kompleks. Pesan yang seperti ini lebih tepatnya jika disampaikan dengan menggunakan tulisan.
Untuk bentuk-bentuk komunikasi tertulis yang sering dilakukan dunia bisnis, diantaranya ada surat-surat bisnis, memo dan laporan. Selain itu juga contoh komunikasi tertulis yang lain juga dapat dilihat dari bentuk komunikasi dari perusahaan kepada customer atau pelanggan yang berupa selebaran.
Proses Komunikasi Lisan
Sudah jelas bahwa komunikasi lisan ini terjadi berasal dari pengucapan kata-kata secara lisan dan berlangsung ke individu lain atau kelompok sebagai lawan bicara. Komunikasi lisan ini bisa dilakukan dari individu ke individu, individu ke kelompok, kelompok ke individu, kelompok ke kelompok.
A. Individu ke Individu
Komunikasi lisan yang dilakukan dari individu ke individu lain lain seperti halnya komunikasi lisan yang dilakukan seseorang kepada seorang temannya, kerabatnya, atau keluarganya. Komunikasi lisa dari individu ke individu ini bisa terjadi pada komunikasi secara formal maupun non formal.
B. Individu ke Kelompok
Komunikasi lisan yang dilakukan dari individu ke kelompok ini seperti halnya seseorang yang menyampaikan kepada banyak orang. Hal ini dapat terjadi ketika adanya seorang ketua yang sedang memimpin rapat. Di dalam peristiwa tersebut telah terjadi komunikasi lisan dari individu ke kelompok. Dengan demikian, komunikasi lisan dari individu ke kelompok ini lebih kebanyakan dilakukan secara formal. Adapun secara non formal, hal ini berlaku ketika adanya seseorang yang berbicara langsung kepada teman-temannya.
C. Kelompok ke Individu
Komunikasi lisan yang terjadi pada kelompok ke individu ini seperti halnya ketika melakukan voting atau pilihan secara langsung atau tunjuk tangan. Ketika adanya pemilihan ketua contohnya. Mereka melakukan pemilihan secara langsung dengan menunjuk tangan mereka
D. Kelompok ke Kelompok
Komunikasi lisan yang terjadi pada kelompok ke kelompok ini biasanya terjadi pada kegiatan perdebatan atau lomba debat. Dari kelompok satu menyampaikan pendapatnya kepada kelompok lain merupakan kegiatan komunikasi lisan atau komunikasi secara langsung kepada kelompok lainnya.Sederhananya, komunikasi lisan ini terjadi secara langsung atau langsung saling berhadapan dengan lawan bicara atau komunikannya.
Seiring perkembangnya teknologi, komunikasi lisan pun mulai memiliki media berupa komputer. Sehingga komunikasi lisan ini bisa dilakukan dengan jarak jauh sekalipun. Seperti halnya ketika kita menelepon seseorang, maka di situ kita dapat dikatakan bahwa kita sedang melakukan komunikasi lisan dengan menggunakan media telepon. Jadi, tidak menutup kemungkinan komunikasi lisan juga memerlukan media sebagai alat pengantar informasi. Sehingga muncullah sesuatu yang diperdebatkan apakah hal demikian termasuk ke dalam komunikasi lisan. Terkait dengan adanya pengertian bahwa komunikasi lisan ini dilakukan secara langsung dan bertatap muka, maka komunikasi lisan menggunakan media ini masih diperbincangkan oleh para pakar komunikasi.
Tak hanya pada telepon, kini mulai merambah ke stasiun televisi dan jaringan internet. Sehingga komunikasi lisan pun dapat dilakukan secara serempak dan langsung ke banyak orang. Di sinilah terjadi komunikasi lisan dari individu ke kelompok.
Jenis – jenis
Adanya perdebatan komunikasi lisan yang menggunakan perantara atau alat ini muncullah dua jenis komunikasi lisan yaitu komunikasi lisan secara langsung dan tidak langsung
· Komunikasi Lisan Langsung
Komunikasi lisan secara langsung ini merupakan komunikasi lisan yang terjadi tanpa adanya perantara, jarak, dan alat atau media yang digunakan dalam berkomunikasi.
· Komunikasi Lisan Tidak Langsung
Berbeda halnya dengan komunikasi lisan tidak langsung yang menggunakan media atau alat perantara berupa telepon, komputer, televisi, atau yang lainnya sebagai penyampai pesan atau informasi kepada komunikan.
Prinsip
Berhubung komunikasi lisan ini dilakukan secara langsung, maka komunikasi lisan ini melibatkan adanya suara, bunyi, dan nada pada suatu individu. Karena mereka melakukan komunikasi ini secara langsung tanpa adanya perantara (tertulis) alias langsung bicara.
1. Suara
Suara merupakan getaran udara yang terjadi melewati pita suara dalam tenggorokan. Suara di sini pun dibedakan menjadi dua jenis yaitu:
· Suara hidup alias suara yang timbul dari huruf hidup yaitu a, i, u, e, dan o yang merupakan huruf vokal.
· Suara mati alias suara yang berasal dari huruf mati yaitu b, c, d, f, g, dsb yang merupakan huruf konsonan.
Bahkan kondisi fisik pun dapat membedakan suara seorang individu ketika ia mengeluarkan suaranya seperti:
· Bindeng (sulit membunyikan nasal) karena flu,
· Serak (parau) karena kehabisan suara,
· Cadel (sulit membunyikan huruf konsonan), dan
· Gagap (sulit membunyikan dengan lancar)
2. Bunyi
Bunyi merupakan getaran udara yang muncul karena adanya pergesekan dari dua benda atau lebih.
3. Nada
Nada merupakan intonasi atau tingkatan suara. Sehingga muncullah adanya nada dasar yang merupakan acuan atau patokan bagi seseorang dalam memproyeksikan suaranya. Adapun kedua jenis nada pada seseorang individu yaitu:
· Melengking atau nada tinggi, dan
· Bas atau nada rendah atau berat.
Kelebihan dan Kekurangan
Adapun beberapa kelebihan dan kekurangan yang terjadi pada komunikasi lisan ini sebagai salah satu metode komunikasi, yaitu:
A. Kelebihan Komunikasi Lisan
Beberapa kelebihan dari komunikasi secara lisan ini di antaranya:
· Menimbulkan timbale balik secara langsung, tanpa perlu menunggu respon dari komunikan,
· Dapat memberikan penjelasan yang lebih rinci dan jelas, dan
· Menimbulkan partisipasi atau tanggapan langsung dari komunikan .
B. Kekurangan Komunikasi Lisan
Beberapa kekurangan dari komunikasi secara lisan ini di antaranya
· Memerlukan adaptasi atau penyesuaian kondisi dan situasi terlebih dahulu sebelum berkomunikasi,
· Memerlukan suatu uraian dan penjelasan yang lebih detil, dan
· Sulit untuk didokumentasikan tanpa bantuan alat recording.
Komunikasi Lisan dalam Perusahaan
Dalam dunia bisnis dan usaha, komunikasi merupakan suatu hal yang sangat penting demi kelangsungan hidup usaha dan bisnis. Salah satunya adalah komunikasi lisan yang terjadi dalam perusahaan. Komunikasi lisan dalam perusahaan ini lebih efisien dan praktis dilakukannya dalam menyampaikan pesan dan informasi mengenai perusahaan dan bisnis. Itu sebabnya mulai banyak para pelaku bisnis yang lebih memilih menggunakan komunikasi lisan dibandingkan menggunakan komunikasi tulis yang harus melewati beberapa procedural perusahaan yang membuat komunikasi ini terhambat.
Contohnya, ketika ada suatu organisasi masyarakat yang hendak menyampaikan aspirasi rakyat kepada pemerintahan. Ketika mereka menggunakan komunikasi tertulis, maka mereka perlu membuatkan surat-suratnya terlebih dahulu, seperti surat proporal, undangan, dan lain sebagainya. nah, hambatan tersebut biasanya terhalang di bagian administrasi surat. Hal ini dapat ditanyakan, apakah surat mereka sampai ke pemerintahan atau tidak? Hal ini juga berlaku pada dunia perusahaan dan bisnis. Itu sebabnya komunikasi tulis dalam perusahaan sangat relatif jarang dilakukan oleh beberapa perusahaan atau instansi. Ya, walaupun demikian bukan berarti bahwa komunikasi tulis tidak penting dalam perusahaan. Hal itu tetap penting dalam kelancaran operasional perusahaan. Karena tidak semua operasional dapat berjalan dengan menggunakan komunikasi lisan sesuai dengan kebijakan-kebijakan perusahaan yang ada dan sudah ditetapkan.
Sumber :
https://pakarkomunikasi.com/komunikasi-lisan
Mana kekurangan dan kelebihan pesan bisnis tertulis?
BalasHapus